Al Codice Etico verrà data ampia diffusione nell'ambito della struttura interna aziendale, e larga comunicazione all'esterno, anche attraverso il sito internet aziendale.

In particolare, la Paololeo:

• si impegna ad applicare lo standard Equalitas in tutte le sue parti e a garantirne la conformità.
• si impegna ad effettuare delle verifiche interne previste nell’ambito del sistema di autocontrollo, a prevedere delle verifiche da parte di enti di certificazione privati ed a fornire ai richiedenti tutti i dati e la documentazione necessari ad accertare il rispetto di quanto dichiarato con la stipula del presente documento;
• si assume la piena responsabilità rispetto alla veridicità delle informazioni fornite e alle conseguenze derivanti da dichiarazioni mendaci. Saranno presi provvedimenti nei confronti dei membri che non agiscano in conformità a quanto sottoscritto;
• si impegna a conservare tutta la documentazione per almeno 10 anni, salvo quanto definito per singoli documenti nella documentazione aziendale.

L’azienda inoltre dichiara:

• di non avere in corso procedimenti giudiziari relativi a contestazioni rispetto a norme cogenti e a violazioni di leggi applicabili in relazione alla certificazione e al suo campo di applicazione;
• di impegnarsi a comunicare eventuali sanzioni comminate dall’autorità pubblica in relazione ai temi di cui al presente standard (es. sicurezza sui luoghi di lavoro, etica, aspetti finanziari etc.);
• di assicurare la piena conformità a tutte le norme in materia di gestione ambientale, sicurezza sui luoghi di lavoro, regolarità dei contratti di lavoro;
• di essere a conoscenza e applicare i requisiti di legge per la gestione dell’energia e dei carburanti oltre che per la gestione delle risorse idriche e dei rifiuti;
• di conservare le valutazioni relative agli indicatori sulla biodiversità e le renda disponibili;
• di applicare i piani di miglioramento definiti dall’azienda;
• di partecipare a seminari/corsi di formazione promossi dall’azienda stessa;
• di prendere tutti i provvedimenti necessari per consentire la corretta conduzione delle attività di valutazione previste nel presente regolamento;
• di permettere al personale incaricato dall’OdC e alle pubbliche amministrazioni e al personale interessato l’accesso alla documentazione e alle registrazioni.

Principi generali

Legalità

La Poalo Leo s.r.l. opera nell'assoluto rispetto della legge e del presente Codice. Tutti i destinatari, sono pertanto tenuti a osservare ogni normativa applicabile e ad aggiornarsi costantemente sulle evoluzioni legislative.

L’azienda considera la trasparenza dei bilanci e della contabilità un principio fondamentale per l'esercizio della propria attività e per la tutela della propria reputazione.

Correttezza

La correttezza e l’integrità morale sono un dovere indefettibile per tutti i portatori di interesse, che sono tenuti a non instaurare alcun rapporto privilegiato con terzi, che sia frutto di sollecitazioni esterne finalizzate ad ottenere vantaggi impropri.

Nello svolgimento della propria attività i portatori di interesse sono tenuti a non accettare donazioni, favori o utilità di alcun genere e in generale, a non accettare alcuna contropartita al fine di concedere vantaggi a terzi in modo improprio.

A loro volta, i portatori di interesse non devono effettuare donazioni in denaro o di beni a terzi o comunque offrire utilità o favori illeciti di alcun genere (salvo oggetti di modico valore oppure omaggi di cortesia commerciale autorizzati dall’azienda).

L’intrinseca convinzione di agire nell’interesse dell’azienda non esonera i portatori di interesse dall’obbligo di osservare puntualmente le regole ed i principi del presente Codice Etico.

Riservatezza

L’azienda impegna ad assicurare la protezione e la riservatezza dei dati personali dei destinatari e dei portatori di interessi, nel rispetto di ogni normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

I destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate, apprese in ragione della propria attività lavorativa, per scopi estranei all'esercizio di tale attività, e comunque ad agire sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza assunti.

In particolare, i destinatari sono tenuti alla massima riservatezza su documenti idonei a rivelare know-how, informazioni commerciali e operazioni societarie.

Diligenza e lealtà

Il rapporto tra l’azienda ed i propri dipendenti è fondato sulla reciproca fiducia: i dipendenti sono, pertanto, tenuti a operare per favorire gli interessi dell’azienda e la sua crescita economica, l’azienda, dalla sua, si impegna a garantire la tutela del lavoro, la crescita personale e la formazione continua dei dipendenti, assicurando la sussistenza di un ambiente di lavoro paritario e stimolante.

Nei casi in cui si possa raffigurare la possibilità di un conflitto di interessi, l’azienda incoraggia il confronto diretto e la ricerca di un metodo di risoluzione dello stesso che possa garantire un reciproco risultato positivo.

È inoltre presente una apposita “cassetta” per le segnalazioni, in cui i dipendenti, in forma anonima e non, possono presentare suggerimenti o rivolgere lamentele che l’azienda si impegna a tenere in considerazione e risolvere, nel rispetto dell’anonimato e dei principi del presente codice.

Contabità e controlli interni

L’Azienda mantiene un sistema di controlli interni in relazione alle informazioni finanziarie sufficienti a fornire ragionevoli garanzie affinché:

• i registri contabili siano tenuti regolarmente e riflettano le operazioni e la disposizione dei beni dell’azienda con dettaglio ragionevole, in maniera accurata e corretta;
• le operazioni siano eseguite solo a fronte di un’autorizzazione generale o specifica dell’organo dirigente;
• le operazioni siano registrate in modo tale da permettere la redazione del bilancio in conformità ai principi contabili generalmente accettati o qualunque altro criterio applicabile a tali bilanci, e a mantenere la contabilità di tutti i beni aziendali;
• il valore dei beni inserito a bilancio sia confrontato con i beni effettivamente esistenti, con una periodicità ragionevole, e appropriate misure siano prese in riferimento a qualunque difformità;
• eventuali acquisizioni non autorizzate, l’utilizzo o la disposizione dei beni dell’Azienda che potrebbero avere un impatto significativo sul bilancio, siano prevenute o tempestivamente scoperte.

IL RESPONSABILE DEI FLUSSI FINANZIARI

La Direzione è responsabile della verifica dei flussi finanziari ed ha accesso a tutti i documenti contabili giustificativi di tutte le operazioni finanziarie, a prescindere dal mezzo di pagamento, e ai contratti originanti le obbligazioni di pagamento adempiute.